Функциональная организационная схема: руководство по представлению и созданию

Зачем и как создавать функциональную организационную структуру? В этой статье подробно описаны шаги по построению и оптимизации вашей внутренней структуры и иерархической диаграммы с использованием современных инструментов и соответствующего программного обеспечения. Это поможет вам внедрить динамичную и цифровую стратегию оптимизации организационной структуры.

Определение и проблемы

Что такое функциональная организационная схема?

Организационная диаграмма — это схема, которая визуально представляет структуру компании. В функциональном плане она подчеркивает распределение обязанностей и задач между различными отделами и функциями. Этот инструмент для создания организационных диаграмм позволяет разработать четкую и точную схему организации, тем самым облегчая визуализацию организации и понимание внутренней иерархии.

На практике функциональная организационная схема часто принимает форму иерархической диаграммы или схемы, детализирующей внутренний поток коммуникаций и распределение функций внутри организации. Она служит руководством для создания организационной схемы, которая также позволяет составлять карты процессов и определять ключевые области для оптимизации в организационной структуре.

Какова цель функциональной организационной схемы?

Ценность функциональной организационной схемы заключается в ее способности прояснить структуру и иерархию организации. Она позволяет в цифровом интерактивном формате визуализировать распределение обязанностей и ролей, тем самым облегчая управление и коммуникацию между членами команды. Благодаря этой организационной схеме компании могут быстро выявлять области для сотрудничества и переопределения задач, способствуя общей оптимизации своих внутренних процессов.

Кроме того, функциональная организационная схема играет стратегическую роль в обучении сотрудников и стратегии управления организацией. Она служит ориентиром для распределения задач и иллюстрирует структуру организации. Вкратце, она предоставляет руководство и ориентир для оценки эффективности внутренней структуры.

Различные типы организационных диаграмм

Существует три основных типа организационных схем:

• Иерархическая организационная схема, представляющая собой вертикальную цепочку подчинения, четко отображающая структуру управления и отношения власти.
• Матричная организационная структура включает в себя двойную структуру, где сотрудники сгруппированы как по функциям, так и по проектам, что способствует гибкости и сотрудничеству в сложной среде.
• Горизонтальная, или плоская, организационная структура обычно разрабатывается в небольших компаниях, где нет среднего звена управления. Она иллюстрирует относительное равенство между сотрудниками.

Создание функциональной организационной схемы шаг за шагом

Определите функции и услуги

Создание функциональной организационной структуры начинается с определения всех функций, услуг и отделов внутри вашей компании. Четкое определение ролей и обязанностей каждой службы имеет важное значение для обеспечения согласованного разделения задач. Например, в кадровом агентстве может быть полезно различать отдел кадров, отдел коммуникаций и отдел цифрового маркетинга.

Этот этап включает в себя детальный анализ внутренних процессов и может опираться на программы обучения менеджменту и сравнительные показатели организационной структуры с другими компаниями. Этот шаг имеет решающее значение, поскольку служит основой для определения иерархического организационного плана.

Сбор и предоставление информации

После определения функций необходимо собрать и задокументировать всю информацию, относящуюся к каждой функции и услуге. Это включает сбор данных об обязанностях, задачах, потоках коммуникации и взаимодействии между отделами.

Для достижения этой цели можно использовать такие инструменты, как электронные таблицы или программное обеспечение для управления проектами, для централизованного импорта и индексирования этих данных. Цель состоит в создании конфигурации, которая позволит наглядно визуализировать все внутренние процессы.

Например, компания может организовать семинары для сбора информации от каждого отдела, а затем использовать эти данные для создания графического представления своей организационной структуры.

Разработайте понятную организационную схему

Этап создания включает в себя разработку организационной диаграммы, которая должна быть понятной, визуально привлекательной и интерактивной. Для этого рекомендуется использовать программное обеспечение для создания организационных диаграмм или инструмент для построения диаграмм, такой как Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme или Creately.

Цель состоит в создании иерархической диаграммы, которая визуально отображает распределение обязанностей и задач. Использование шаблонов организационных диаграмм или моделей организационных диаграмм компании позволяет стандартизировать построение функциональной организационной диаграммы, что приводит к более быстрому и эффективному обучению.

Хорошая организационная схема должна также включать элементы функционального проектирования организационных схем, которые облегчают визуализацию организации и понимание потока внутренней коммуникации.

Проверка, распространение и обновление

После создания функциональной организационной схемы крайне важно согласовать ее с менеджерами и командами, чтобы убедиться, что распределение ролей и структура точно отражают организацию. Этот шаг позволяет выявить любые несоответствия и внести необходимые корректировки.

После утверждения иерархическая схема должна быть распространена внутри компании, в цифровом или печатном виде, в качестве руководства для руководства и ориентира для организационной структуры. Также важно внедрить процесс автоматического обновления, чтобы организационная схема оставалась актуальной с учетом организационных изменений.

Этот этап может быть поддержан инструментами для совместной работы, позволяющими каждому члену команды сообщать об изменениях, что обеспечит динамичную и оптимизированную конфигурацию вашей организационной структуры.

Инструменты и шаблоны для создания функциональной организационной схемы

Инструменты

Для создания функциональной организационной диаграммы существует множество инструментов и программ, позволяющих создавать и настраивать схему. Для создания базовой диаграммы можно использовать простые инструменты, такие как Word или Excel, хотя для них требуются лицензии. Среди бесплатных инструментов Google Slides и Google Sheets позволяют вставлять диаграммы и настраивать их по своему вкусу.

Для более сложных задач специализированное программное обеспечение, такое как Microsoft Visio, Canva, Lucidchart, Visme и Creately, предлагает множество функциональных шаблонов организационных диаграмм.

Эти инструменты упрощают сопоставление функций и настройку функциональной диаграммы, предлагая шаблоны и модели, которые можно адаптировать под ваши нужды.

Модели

Многие веб-сайты предлагают шаблоны организационных схем компаний, которые можно скачать или настроить под себя. Здесь также приведены примеры функциональных организационных схем в зависимости от типа компании.

В большинстве случаев организационная структура компании имеет следующий вид:

• Генеральный директор
• Заместитель генерального директора
• Директора департаментов
• Менеджеры
• Сотрудники

Эти примеры функциональных организационных схем служат руководством для создания организационной схемы, предоставляя готовую структуру, которую можно адаптировать к вашей организации. Они позволяют наглядно и структурированно визуализировать распределение обязанностей и задач.

Онлайн-шаблоны организационных диаграмм можно скачать и настроить под свои нужды, что поможет вам создать организационную структуру, которая будет одновременно эстетически привлекательной и функциональной. Этот тип эталонных организационных диаграмм особенно полезен для вдохновения и обучения созданию организационных диаграмм.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие существуют три типа организационных диаграмм?

Существует три основных типа организационных схем: иерархическая организационная схема, представляющая каскадную структуру с четкими уровнями; матричная организационная схема, объединяющая функции и проекты для содействия сотрудничеству внутри команды; и горизонтальная организационная схема, которая отдает предпочтение плоской структуре и прямой коммуникации между членами команды.

Обязательно ли наличие организационной структуры в компании?

Хотя иерархическая организационная схема не является юридически обязательной, её настоятельно рекомендуется использовать для уточнения организационной структуры и улучшения внутреннего управления. Это ценный инструмент для обучения сотрудников и реализации эффективной стратегии управления организацией.

Как адаптировать функциональную организационную схему к изменениям в организации?

Для сохранения актуальности крайне важно внедрить систему автоматического обновления и интегрировать рабочий процесс, основанный на сотрудничестве, который позволяет команде сообщать об изменениях. Использование интерактивного цифрового программного обеспечения облегчает визуализацию иерархии и позволяет корректировать конфигурацию организационной структуры на основе внутренних изменений. Это дает практический пример оптимизации организационной структуры и помогает поддерживать динамичную стратегию управления организацией.