Гибкий график работы: как его внедрить?

Гибкость на рабочем месте нельзя свести к одному определению. Было бы уместнее обсудить различные типы гибкости, которые существуют и которые компании могут внедрить.

Действительно, можно выделить гибкость, связанную с рассматриваемой системой (компанией, сотрудником, рынком в целом), и гибкость, связанную с рассматриваемыми средствами : графиками работы, обучением, нестабильностью рабочего места и т. д.

Поэтому не существует стандартной модели гибкости, которую можно было бы внедрить. Все адаптируется к вашей компании, вашей деятельности , вашей стратегии и вашим потребностям .

Существует несколько методов работы Преимущества многочисленны, но риски реальны.

Вы сомневаетесь в целесообразности внедрения более инновационного подхода к управлению , предлагая сотрудникам большую гибкость преимущества , которые вы можете ожидать, а также проблемы, успешной реализации политики гибкого рабочего графика

‍

Какие виды гибкости существуют на рабочем месте?

Можно выделить основные формы гибкости

‍

1 Гибкий график работы

Цель гибкого графика работы в

• чтобы обеспечить бесперебойную работу объектов как можно дольше ;
• адаптировать продолжительность работы к объему спроса в момент времени Т.

Работодатель оптимизирует гибкость использования рабочей силы и устанавливает количество рабочих часов.

Сотрудник получает выгоду от гибкого графика работы , основанного на его доступности и договоренности с компанией.

Неполный рабочий день, сменная работа или рабочая неделя, состоящая из четырех дней, — эта система остается выгодной , хотя работник и не имеет полного контроля над своим временем. Действительно, работодатель сохраняет контроль над рабочим временем.

‍

2. Гибкий график работы

Удалённая работа , или гибридная работа , часто устраняет все временные ограничения: ставится цель, и необходимо соблюдать определённые стандарты качества выполнения задач в установленные сроки.

Кроме того, эта нетипичная система работы обеспечивает большую гибкость для компаний , которые теперь могут искать кандидатов по всей Франции.

Расширение круга потенциальных кандидатов за пределы местного кадрового резерва позволяет проводить более целенаправленный подбор персонала отбирая наиболее перспективных специалистов . Таким образом, компании, внедряющие эту гибкость, могут диверсифицировать свои навыки, получая доступ к гораздо более широкому кругу кандидатов.

3. Гибкость задач

Чтобы удовлетворить потребности в рабочей силе, некоторые компании стремятся оптимизировать универсальность своих сотрудников . Таким образом, они переключаются с одной задачи на другую в зависимости от потребностей.

Компании обучают этих сотрудников для работы на различных должностях и развивают их навыки без дополнительных затрат. Это позволяет им сократить расходы на найм персонала.

Это называется внутренней качественной гибкостью . В этом случае компания сохраняет свой собственный персонал, который продолжает постоянно обучать, чтобы избежать дальнейшего набора новых сотрудников.

Напротив, другие прибегают к внешней качественной гибкости . Эти компании предпочитают использовать различные временные контракты, например, для передачи части деятельности на аутсорсинг или для реагирования на возросший спрос путем адаптации уровня производства.

‍

Гибкий график работы: в чем его преимущества?

Сопротивление этим новым методам работы сохраняется: ограничения внедрения, контроль со стороны руководства, опасения по поводу снижения производительности и т. д.

Однако эти методы обладают неоспоримыми преимуществами:

‍

1. Удержание талантливых сотрудников

Поколение Z , составляющее почти треть нынешней рабочей силы, включает в себя лидеров завтрашнего дня. Отсюда и важность привлечения лучших талантов и их удержания уже сегодня.

Благополучие и качество жизни на рабочем месте имеют первостепенное значение при выборе компании. Командный дух, дружелюбие и позитивные взаимоотношения определяют их выбор места работы и должности, задолго до критериев заработной платы.

«Цифровые аборигены» — это люди, тесно связанные с технологиями. Они гипер-связаны и не боятся вмешиваться в дела других в обмен на автономию . Они стремятся к разнообразным задачам, которые придают смысл их работе.

Задача компаний состоит в том, чтобы адаптироваться к этим новым стремлениям , чтобы оставаться конкурентоспособными, модернизировать свой имидж и поддерживать свою привлекательность. Внедрение гибкой политики работы — это ответ, которого ожидают все эти молодые кандидаты.

‍

2. Повышение производительности

Гибкость может стать рычагом роста , способом повышения производительности и поддержания конкурентного преимущества перед конкурентами.

Работники, которые чувствуют себя лучше, более вовлечены в свою повседневную работу и в жизнь компании в целом.

Они более сосредоточены, поскольку освобождены от забот, связанных с выполнением личных обязанностей, более мотивированы и уверены в своем работодателе.

‍

3. Снижение уровня стресса и количества прогулов. 

Стресс, связанный с работой, приводит тревоге и депрессии , а иногда даже к увольнению (выгоранию и скуке).

Независимо от того, насколько интенсивна или, наоборот, недостаточна профессиональная деятельность, последствия остаются одинаковыми:

• Больничный, иногда очень длительный;
• Сложная реорганизация для компании;
• управленческие расходы на замену отсутствующих сотрудников;
• последствия для мотивации других сотрудников и, следовательно, для эффективности работы компании.

Гибкий график работы помогает предвидеть эти проблемы. Поддерживая хорошее самочувствие, мы предотвращаем прогулы и их последствия .

‍

4. Меньше присутствия на рабочем месте при плохом самочувствии, больше результатов. 

При удаленной или гибридной работе повышается эффективность.. 

Сотрудники повышают свою производительность, находя лучший баланс между профессиональными задачами и личными обязанностями. Они меньше подвержены стрессу, лучше отдохнули, и их концентрация внимания улучшается.

Теперь результат имеет приоритет над созерцательным или стратегическим присутствием на рабочем месте: результативность важнее количества отработанных часов.

‍

5. Сокращение постоянных затрат

Адаптируя свои кадровые потребности к объему деятельности, компания может преодолевать пики или спады . Доля переменных затрат увеличивается, а доля постоянных затрат уменьшается.

Ещё одно преимущество: возможность ограничить размер помещений и расходы, связанные с их эксплуатацией.

инновационные концепции, такие как свободная рассадка : рабочее место больше не закреплено за конкретным сотрудником, они выбирают себе рабочее место по прибытии и освобождают его вечером при уходе.

Мы коворкинг, переговорные комнаты и зоны

‍

Проблемы внедрения гибких условий труда на рабочем месте

1. Расходы

Они различаются в зависимости от типа выбранной вами
политики гибкого графика

Качественная гибкость ( организация работы, основанная на развитии автономии и навыков сотрудников) может способствовать повышению производительности труда.

Однако для успешной реализации этого необходимо учитывать ряд затрат :

• а именно: предоставление всего оборудования и программного обеспечения) и надежного интернет-соединения
• возможное обучение сотрудников работе с новыми инструментами для совместной работы, которые им необходимо использовать;
• Что касается реализации этой политики (управление новыми графиками, днями отсутствия, новым распределением задач и т. д.), то все это также порождает дополнительную потребность в контроле для обеспечения производительности и соблюдения сроков.
  

Политика количественной гибкости (использование нестабильной занятости, срочных контрактов, стажировок, временной работы и т. д.) может помочь вам сэкономить время и решить самые неотложные проблемы в трудные периоды.
Однако при неправильном управлении эта стратегия может оказаться контрпродуктивной и чрезвычайно дорогостоящей .

• меньшее вовлечение сотрудников, которые не видят своего будущего в компании;
• сложная передача инструкций ;
• Время адаптации , необходимое для прибытия каждого нового временного работника;
• потеря сплоченности команды .

Недостатком текучки кадров , помимо высоких затрат, является риск не найти сотрудников, которые действительно соответствуют требуемым профилям.

Какой бы вариант вы ни выбрали, главное — не упускать из виду эти затраты до запуска проекта. Необходимо тщательно оценить финансовые вложения и затраченное время, предвидеть потребности и адаптировать персонал к вашей деятельности, чтобы оптимизировать и максимизировать отдачу от вашей политики гибкости.

‍

2. Коммуникация

Поддержка сотрудников крайне важна, независимо от проблемы:

• Проводите внутреннее обучение сотрудников , чтобы избежать привлечения сторонних работников;
• Удерживайте сотрудников и привлекайте новые таланты уделяя особое внимание условиям труда, которые становятся возможными благодаря гибкому графику.

В обоих случаях роль менеджера будет заключаться в передаче всей информации . Крайне важно обеспечить обмен данными о задачах, которые необходимо выполнить, и о стратегии компании.

Компания также должна обеспечить поддержание связи с удаленными партнерами.

Действительно, главный страх сотрудников — это потеря отношений с коллегами, невозможность карьерного роста и отсутствие человеческого контакта в пользу чрезмерного использования цифровых и технологических средств массовой информации.

‍

3. Надзор

Компании, которые поощряют универсальность за счет функциональной гибкости, поддерживают своих сотрудников в развитии их навыков.

Руководители должны предлагать обучение, адаптированное к потребностям компании , отслеживать прогресс своих сотрудников и тем самым способствовать совершенствованию навыков своих команд.

гибкого графика работы и политики в отношении места работы , задача менеджера состоит в том, чтобы выявить потенциальные проблемы до того, как это повлияет на производительность, чтобы как можно быстрее принять необходимые меры:

• Поощряйте сотрудников регулярно выражать свое мнение .
• Не оставляйте их на произвол судьбы: периодически проверяйте, какой темп они выбрали, и не допускайте, чтобы кто-то из них перегрузился.

Предоставление гибкости и автономии требует переориентации управления на самое главное: выполнение задачи и контроль результатов , независимо от количества перерывов.

‍

Гибкий график работы: как его организовать?

1. Разработать четкие правила гибкого подхода.

Успех проекта зависит от предварительной подготовки :

• Оцените потребности и ожидаемые результаты.
• Прежде чем вводить какое-либо новое правило, тщательно спланируйте свою стратегию
• Проанализируйте методы, используемые участниками конкурса, и определите преимущества .

После определения программы и условий ее реализации необходимо установить правила гибкого графика работы , на которые будут рассчитывать как компания, так и сотрудники:

• Определите правила использования оборудования .
• Поощряйте использование определенных инструментов управления проектами (Trello, Microsoft Project, Asana и т. д.).
• Определите время ответа на полученные электронные письма.
• Требуйте пунктуальности при посещении запланированных собраний или групповой работы.

Ключевое слово: здравый смысл !

Также предусмотрите пробный период для доработки организации, пока все не будет работать идеально.

‍

2. Выберите подходящие технологические инструменты.

Планирование программных решений представляется важным шагом в реализации политики гибкости.

Для гарантирования производительности выбирайте простые и безопасные , обеспечивающие быстрый доступ к данным компании.

Для продуктивного общения между членами команды или с поставщиками услуг использование виртуальных инструментов для совместной работы помогает избежать изоляции и способствует динамичному обмену мнениями.

Для успешного выполнения задач удаленно необходима возможность обмениваться документами, участвовать в видеоконференциях или вебинарах чат- приложения и т.д. Существует множество надежных программных решений : Zoom, Slack, Trello, Notion и др.

Решение о выборе наиболее подходящего решения для своих нужд принимает каждая компания самостоятельно, обращаясь к специализированным поставщикам услуг .

Компаниям также необходимо адаптировать свои процессы найма. В условиях удаленной работы вся Франция теперь представляет собой пул потенциальных кандидатов. Хотя это способствует разнообразию внутри компаний , централизация данных имеет важное значение.

Для оптимизации поиска кандидатов разумным выбором является использование системы отслеживания кандидатов ( ATS Marvin Recruiter релевантный и последовательный отбор в соответствии с предлагаемой политикой гибкости.

Доступное в любое время, оно предлагает:

• Создайте свою базу данных , автоматически импортируя профили LinkedIn.
• Оптимизируйте процесс поиска поставщиков , быстро выявляя профили , соответствующие предложениям, с помощью искусственного интеллекта .
• Создавайте информационные панели для анализа результатов, управления деятельностью и внедрения соответствующих процедур.
• Персонализируйте свое пользовательское пространство , подключив ATS ко всем приложениям, которые вы используете ежедневно (Slack, WhatsApp, Outlook, Google Teams и т. д.).
• Воспользуйтесь преимуществами для успешного внедрения нового сотрудника.

Благодаря системам ATS и CRM , Marvin позволяет отслеживать весь процесс найма, от поиска потенциальных кандидатов до подписания контракта.

‍

3. Вовлекайте сотрудников. 

По возможности избегайте навязывания; позвольте сотрудникам выбрать наиболее подходящее решение .

Подробно объясните им новые правила, заверьте их и устраните любую двусмысленность относительно оборудования или коммуникации во избежание изоляции и т. д.

Параллельно следует рассмотреть возможность обучения менеджеров : мотивация и контроль за удаленными сотрудниками для некоторых из них — новый опыт. Они должны делать это уважительно и ненавязчиво.

• Умение общаться , умение управлять эмоциями.
• Сплотить сотрудников вокруг этих новых договоренностей .
• Планируйте собеседования для анализа результатов работы .
• Для обеспечения эффективности работы сотрудников в организации и при выполнении задач .
• Сохранение доброжелательности способствует улучшению самочувствия .

‍

Заключение

политика гибкого графика работы , тщательно продуманная заранее и внедренная с одобрения сотрудников, минимизирует риски и вдохнет новую жизнь в вашу компанию.

Какую бы модель ни выбрали, она имеет множество преимуществ : экономия на затратах на найм, развитие навыков сотрудников, командный дух, инициативность, развитие креативности, лояльность и привлечение более разнообразных специалистов.

Мотивация сотрудников и повышение производительности труда — ключевые задачи для каждого руководителя. Универсальной модели не существует; каждый руководитель должен найти оптимальный компромисс для своего конкретного бизнеса.

Одно можно сказать наверняка: чтобы следовать новым тенденциям , нужно смотреть в будущее и оставаться конкурентоспособным ! Кто не рискует, тот не выигрывает…

‍