Электронные таблицы Excel или ATS: что выбрать?

В среднем, на каждую вакансию приходится 250 резюме. Из них от 4 до 6 кандидатов приглашаются на собеседование, и только один получает работу. Поэтому крайне важно организовать и отслеживать всех кандидатов , их оценки, график собеседований и результаты.

Excel — превосходный инструмент для хранения и сортировки относительно простых данных, а при наличии достаточных знаний он способен на гораздо большее. Но сможет ли он эффективно справиться с требованиями современного специалиста по подбору персонала ? С появлением систем отслеживания кандидатов (ATS) это уже не кажется таким уж сложным вопросом. Excel против ATS : что победит?

Что такое ATS? 

Что такое ATS? 

Система отслеживания кандидатов (ATS) — это программное обеспечение, которое управляет процессом подбора и найма персонала, включая размещение вакансий и обработку заявок. Она систематизирует информацию о соискателях и делает ее доступной для поиска.

Как следует из названия, система ATS отслеживает кандидатов на протяжении всего процесса найма . Она помогает планировать собеседования, рассылает уведомления и оповещения, а также отправляет автоматические электронные письма кандидатам и сотрудникам, таким как рекрутеры и менеджеры по найму.

Но эти системы — гораздо больше, чем просто организаторы. Система ATS также используется для сортировки заявок и рекомендации лучших кандидатов. Она может также осуществлять поиск по ключевым словам или использовать алгоритмы, подобные искусственному интеллекту, для проведения более глубокого анализа кандидата. Цель — ускорить процесс рассмотрения заявок.

Затем менеджеры по найму могут проводить предварительный отбор кандидатов с помощью системы ATS и отслеживать их продвижение по процессу найма. Цифровизация процесса найма таким образом позволяет работодателям экономить время и деньги.

‍

Как работает система ATS?

Система отслеживания кандидатов (ATS) помогает организации управлять каждым этапом процесса подбора персонала, от написания объявления о вакансии до предложения о работе . ATS отслеживает всю активность, связанную с кандидатом.

Следующие этапы являются типичными для процесса подбора персонала: 

• Заявка на работу создается и, при необходимости, утверждается в системе.
• Вакансия размещена в одном или нескольких местах , включая внутренний ресурс для сотрудников, веб-сайт организации и внешние сайты по поиску работы.
• Кандидаты подают заявки на вакансию . Им, возможно, придется ответить на вопросы, связанные с работой, например, об опыте работы и образовании. Некоторые системы отслеживания кандидатов (ATS) могут быть настроены на автоматическое отклонение заявок кандидатов на основании их ответов на определенные вопросы.
• Система ATS может анализировать резюме и ранжировать новые заявки по мере их поступления.
• Одновременно с этим, рекрутер связывается с кандидатами . Благодаря системе ATS он может автоматически загрузить все данные кандидатов из LinkedIn в единую программу, доступную рекрутерам.
• Специалист по подбору персонала рассматривает заявки в системе и отбирает кандидатов для дальнейшего рассмотрения.
• Собеседования могут проводиться с рекрутером, менеджером по найму и другими лицами по мере необходимости. После каждого собеседования в систему ATS могут быть внесены заметки для дальнейшего использования.
• После определения предпочтительного кандидата рекрутер, как правило, использует систему управления кандидатами (ATS) для отправки предложения о работе кандидату .
• Если кандидат принимает предложение , ему становятся доступны функции системы управления кандидатами (ATS), он может ознакомиться с правилами и подписать их в электронном виде, заполнить онлайн-формы и узнать больше об организации.

‍

Преимущества и недостатки системы ATS по сравнению с Excel  

10 преимуществ программного обеспечения ATS

→ 1. Меньше административных задач , которые истощают ресурсы и отнимают время.

Использование правильной системы управления кандидатами (ATS) для управления повседневным процессом подбора персонала позволит вам значительно сократить время, затрачиваемое на повторение таких задач , как копирование и вставка, поиск, хранение и резервное копирование данных.

‍

→ 2. Система ATS позволяет развивать таланты и получать долгосрочную выгоду от вашего пула кандидатов.

Ценные находки можно найти в предыдущих приложениях, но, затерявшись в электронных таблицах и почтовых ящиках, они теряют всякую ценность.

‍

→ 3. Это позволяет разработать обоснованную стратегию найма .

Принимать долгосрочные, основанные на данных решения о будущем подборе персонала сложно, используя разрозненные системы. Система отслеживания кандидатов (ATS) позволяет внедрить согласованный процесс благодаря инструментам аналитики подбора персонала.

‍

→ 4. Срок найма сокращается.

Время найма, являющееся ключевым показателем эффективности рекрутинга, — это важный индикатор производительности команды по подбору персонала. Автоматизация задач, которые ранее выполнялись вручную, ускоряет и удешевляет процесс от подачи заявки до принятия на работу.

‍

→ 5. Опыт кандидата соответствует их ожиданиям .

Комплексная, интегрированная система управления обеспечит прозрачный, эффективный и информативный процесс для соискателей и кандидатов на вакансии.

‍

→ 6. Бренд работодателя укрепляется.

Положительный опыт взаимодействия с кандидатами повышает репутацию вашей компании и положительно влияет на ваш бизнес . Компании с сильным брендом имеют более низкие затраты на найм и привлекают более квалифицированных кандидатов.

‍

→ 7. Автоматизированная публикация вакансий эффективна и быстра. 

Автоматическая публикация вакансий на сайтах объявлений и в социальных сетях экономит ваше время, сокращает объем административной работы и гарантирует больший успех.

‍

→ 8. Высококачественных кандидатов легче выбрать в качестве мишени.

Теперь легко отслеживать, на каком этапе находится процесс найма кандидатов, и в результате никто не теряется на этом пути. Частая и подробная коммуникация поддерживает вовлеченность кандидатов.

‍

→ 9. Соответствие требованиям обеспечено.

Благодаря стандартизированному подходу и специализированным инструментам для проверки биографических данных, становится проще защитить конфиденциальные данные кандидатов и продемонстрировать соответствие законам и нормативным актам о защите данных.

‍

→ 10. Сотрудничество внутри команды становится сильнее.

При использовании группового подхода к управлению процессом подбора персонала проще создать сплоченную и эффективную команду рекрутеров с общим доступом ко всей необходимой информации и средствам коммуникации.

‍

3 причины, почему Excel не подходит для подбора персонала

1. Хранение, представление и поиск данных

Excel может хранить огромное количество простых данных. Проблема не в объеме данных, которые может хранить Excel; проблема в типе данных, способе их представления и возможностях поиска, которые ограничивают возможности специалистов по подбору персонала.

Если вы работаете с Excel, вам потребуется переключаться между программами и иметь крайне организованную систему хранения файлов, чтобы избежать потери важной информации.

По мере регистрации новых кандидатов данные быстро накапливаются, и становится все сложнее найти то, что вам нужно, когда вам это нужно.

2. Сотрудничество и конфиденциальность

Стандартные документы Excel имеют ограничения, поскольку их может редактировать только один пользователь одновременно . Документы, загруженные из облачного хранилища, измененные, а затем размещенные обратно в сети, часто приводят к потере данных , поскольку изменения, внесенные пользователем, перезаписываются.

Иногда может потребоваться скрыть определенные данные от группы пользователей. В Excel можно защитить паролем отдельные листы, но это не гарантирует безопасность данных. Это может стать проблемой, если вы используете Excel для хранения конфиденциальной информации.

3. Интеграции и рабочие процессы

Если вы используете Excel для хранения данных, скорее всего, вы также используете текстовый для ведения заметок, а также календарь электронную почту для управления коммуникациями.

Чем чаще вы переключаетесь между различными программами, тем больше времени тратите впустую . По мере развития рекрутинга вы будете все больше полагаться на несколько приложений. Это создаст разрозненный и сложный рабочий процесс, увеличивая вероятность ошибок.

Excel — отличное приложение с множеством применений в деловом мире, но оно не предназначено для обработки рабочих процессов современного рекрутинга.

‍

Марвин ATS, почему это практично? 

Marvin Recruiter идеально подходит для поддержки деятельности по подбору персонала.

Добавление предложенных через платформу кандидатов в один клик благодаря искусственному интеллекту значительно экономит время на поиске , а расширенный поиск в базе данных делает поиск более эффективным и целенаправленным, предлагая более качественную поддержку.

С другой стороны, система упрощает организацию рабочего дня, централизуя информацию о кандидатах, с которыми необходимо связаться, в одном месте, без излишнего перегружения данными. Все необходимое для рекрутера находится на одной платформе: статистика, отслеживание процесса и база данных кандидатов.

Команда Marvin Recruiter также готова максимально адаптировать платформу под ваши потребности.

С точки зрения управления, этот инструмент позволяет мне отслеживать общую и индивидуальную производительность моей команды , чтобы гарантировать, что каждый продавец достигает своих целей.

‍

Заключение  

Хотя Excel — отличное приложение с широким спектром применения в деловом мире, оно не предназначено для обработки рабочих процессов современного рекрутинга.

Подобно Marvin Recruiter, существует множество решений, разрабатывающих программное обеспечение для подбора персонала для специалистов в этой области. Эти системы отслеживания кандидатов (ATS) позволяют управлять всем процессом подбора персонала из единой, высокоинтегрированной системы.

Благодаря таким функциям, как автоматизация ключевых задач, интеллектуальный анализ резюме, подключение к социальным сетям и сайтам по поиску работы, мощная интеграция с LinkedIn и двустороннее управление электронной почтой, системы ATS доказали свою эффективность и экономичность.

решения Marvin Recruiter и составьте собственное мнение о сравнении Excel и ATS !

‍